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オップラ!

小さな「よいしょ!」の積み重ね、そしてバレットジャーナル

仕事が予定通りに終わらない!そんな時はタイムログをとって見比べてみる

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なぜかいつも残業になってしまう、タスクがたくさんあるのと気づくと夕方になっている、やりたいことがあるのにやる時間がない、そんな方は予定の立て方を見直すといいかもしれません。

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タイムログを使ったやり方を以前上司から教えてもらって試したら、私にはとても合っていました。最近また何週間かやっていたのでご紹介します。

 

やり方

予定作成

1週間~2週間分の予定を前もって立てます。

 

2週間というのは少し長く感じますが、納期が少し先のタスクに自分がどう取り組むかが気づけるのでこのくらいでやってみるのがいいです。

 

やったことを記録する

毎日生活・作業をしながら記録していきます。

 

使うツールはアプリでもなんでもOK。私は以前はエクセルでやってましたが、今回はバレットジャーナルを使いました。

www.keira-p101.com

 

予定と行動のギャップを分析

予定通りにできたこと・できなかったこと・予定にはないのにやったことを色分けなどをして分かりやすくします。そして、なぜそのギャップが生まれたのかを考えます。

  1. 予定の立て方が甘かった
  2. 思っていたほど自分の作業スピードが速くなかった
  3. 予定外の作業が突然入ってきた

など。

 

分析結果を踏まえて予定を立てる

見えてきた自分の課題に注意して次の1~2週間の予定を立てます。

 

 

タイムトラッキングのコツ 

「資料作成」と書くのではあまり意味がありません。資料作成の何をしたのかまで書くことがポイントです。

 

資料を作るための情報収集でネットサーフィンをしていたのか、文章をタイピングしていたのか、分からないことがあって関係者に質問をしていたのか、などです。

 

予定と行動を見比べて分かること

1.予定の立て方が甘かった

見比べてみると分かるんですが、結構適当に予定を組んでいることがあるんですよね。「このくらいかな~」って感じで。

 

うまく回らない間や慣れないうちは予定も細かく書き出した方がいいです。

 

2.思っていたほど自分の作業スピードが速くなかった

自分が1時間でできると思っていた予定に、行動を記録してみると2時間かかっていることがあります。

 

この場合自分のイメージする能力と実際の能力に誤差があるということです。全てのタスクにこの誤差が出てしまうと、どんどんずれが生じて後ろにずれてしまいます。

 

次からは同じタスクをするときには2時間で予定を立てます。それと同時に能力アップをして1時間でできるようになれたらいいですね。

 

3.予定外の作業が突然入ってきた

一人で仕事をしている訳ではないので、突然何かを質問されたり依頼されることもあると思います。そんな時、依頼が来るままに対応していたら予定していた作業が終わるはずがありません。

 

予定に余裕を持たせたり、緊急性のない依頼は期日を決めて後で対応させてもらうといいのではないでしょうか。

 

おわりに

最初はとても面倒に感じた作業でしたが、やってみたら自分の弱点やクセなどが分かってとてもよかったです。慣れてくれば自然に頭の中でできるようになるので、書き出す必要もなくなりますよ。

 

本日も最後まで読んでいただきありがとうございました♪

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